Kebijakan Privasi Rekrutmen dan Kandidat

Siapakah kami?

Pendukung utama tercapainya A Better Tomorrow™ adalah etos kami. Hal ini menjadi dasar bagi nilai-nilai kami serta mengarahkan budaya dan sikap kami di seluruh organisasi demi mewujudkan sebuah organisasi yang siap menyongsong pertumbuhan yang berkelanjutan. Lima sikap utama tersebut adalah tegas, cepat, memberdayakan, beragam, dan bertanggung jawab.

Di BAT, cara kami memberikan hasil usaha merupakan hal yang fundamental dalam upaya mencapai tujuan A Better Tomorrow™. Menjalankan perilaku usaha dengan beretika dan sesuai dengan nilai-nilai yang dinyatakan oleh etos kami akan menghasilkan bisnis yang berkelanjutan dalam jangka panjang serta dapat memenuhi harapan konsumen, karyawan, investor, dan masyarakat secara keseluruhan.

Di BAT, kami berkomitmen untuk melindungi privasi kandidat serta pengguna Situs Perekrutan Elektronik ("Situs") ini. Kami akan memastikan bahwa informasi yang anda berikan kepada kami (misalnya, melalui Situs ini) hanya digunakan untuk tujuan yang dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi. Kami berkomitmen mengambil tindakan yang bertanggung jawab dan dengan penuh integritas demi melindungi hak kerahasiaan dan kebebasan anda.

Untuk tujuan Pemberitahuan Privasi, serta undang-undang perlindungan data, termasuk, tetapi tidak terbatas pada Undang-undang Perlindungan Data Inggris 2018 (UK Data Protection Act 2018 atau “UK DPA”) dan Peraturan Perlindungan Data Umum UE, perusahaan utama yang bertanggung jawab atas data pribadi anda adalah British-American Tobacco (Holdings) Limited yang beralamat di Globe House, 4 Temple Place, London WC2R 2PG (“BAT Holdings” ).

BAT Holdings bertanggung jawab atas informasi pribadi yang Anda:

• Berikan di Situs ini (misalnya, detail pendaftaran, nama, alamat email, detail latar belakang); atau
• Berikan kepada salah satu agen perekrutan kami yang berada di Inggris dalam konteks posisi permanen ataupun sementara (misalnya, alamat email, CV, nomor telepon seluler); atau
• Berikan kepada agensi perekrutan pihak ketiga yang memberikan detail Anda (misalnya, alamat email, CV) kepada kolega perekrutan kami yang berada di Inggris sebagai bahan pertimbangan.

Kami juga dapat membagikan atau mengirimkan detail Anda kepada atau ke perusahaan lain dalam BAT Group. Hal ini karena Anda mungkin melamar pekerjaan (permanen atau sementara) di perusahaan lain dalam BAT Group dan BAT Holdings memiliki peran untuk menerima di awal, dan bertanggung jawab atas, data pribadi Anda hingga pada waktu data tersebut diberikan kepada perusahaan BAT Group lainnya.

Di tahap ini, perusahaan BAT Group kedua yang menerima data pribadi Anda akan selanjutnya bertanggung jawab sepenuhnya atas data pribadi lain yang Anda berikan selanjutnya terkait dengan lamaran kerja. Perusahaan tersebut dapat memberikan Pemberitahuan Privasi yang serupa dengan pemberitahuan ini kepada Anda apabila hal tersebut diwajibkan oleh hukum.

Perusahaan yang bertanggung jawab terhadap data Anda dalam konteks ini dikenal sebagai ‘pengontrol data’ dan Anda mungkin akan melihatnya disebutkan dalam Pemberitahuan Privasi ini.

Namun demikian, jika Anda melamar pekerjaan (tetap atau sementara) ke Perusahaan BAT Group lain yang ada dalam daftar di bawah, Pemberitahuan Privasi ini berlaku untuk semua pemrosesan informasi pribadi Anda dalam proses pelamaran kerja (agar lebih mudah, kami menyingkat penyebutan perusahaan-perusahaan ini dengan “Entitas Pusat”). Ingatlah bahwa jika Anda tidak yakin Entitas Pusat mana yang berlaku dalam kasus Anda, silakan hubungi kami.

Entitas Pusat

Pemberitahuan Privasi ini memberitahukan detail tentang cara kami mengumpulkan, menggunakan, dan memproses informasi pribadi Anda, dan cara kami memenuhi kewajiban hukum kami terhadap Anda dalam melakukan hal tersebut. Privasi Anda adalah hal yang penting bagi kami dan kami berkomitmen untuk melindungi serta menjaga hak-hak Anda.

Daftar Isi

1. Apa informasi tentang Anda yang kami kumpulkan dan bagaimana kami menggunakan informasi Anda?
2. Dari mana informasi tentang Anda yang kami gunakan berasal?
3. Kepada siapa informasi Anda kami bagikan?
4. Berapa lama kami menyimpan informasi Anda?
5. Bagaimana kami memastikan bahwa informasi Anda aman bersama kami?
6. Apa hak-hak yang Anda miliki berdasarkan hukum perlindungan data?
7. Pengambilan Keputusan Otomatis
8. Bagaimana Anda dapat menghubungi kami?
9. Perubahan dalam Pemberitahuan Privasi ini

1. Apa informasi tentang Anda yang kami kumpulkan dan bagaimana kami menggunakan informasi Anda?

Silakan perhatikan informasi berikut yang menjelaskan informasi pribadi apa saja yang kami simpan tentang Anda, alasan kami menggunakannya, dan hukum yang mengizinkan kami melakukannya.

2. Dari mana informasi tentang Anda yang kami gunakan berasal?

Informasi Anda yang kami kumpulkan berasal dari informasi yang Anda bagikan kepada kami, yang mencakup:

• saat Anda mendaftarkan diri di Situs ini (misalnya, saat Anda masuk sebagai pengguna terdaftar);
• saat Anda proaktif menghubungi kami, biasanya melalui telepon, email, atau media sosial; dan/atau saat kami menghubungi Anda, baik melalui telepon maupun email tempat Anda dapat memberikan informasi kepada kami selama komunikasi tersebut berlangsung.

Kami juga mengumpulkan informasi lainnya dari berbagai sumber lain.

• Jika Anda memilih melamar pekerjaan atau menyerahkan informasi menggunakan Facebook atau situs media sosial yang serupa, kami mengimpor informasi yang diminta dari akun media sosial Anda dan kami menggunakannya untuk membuat profil Anda. Untuk melihat detail mengenai cara data pribadi Anda ditangani dan diproses oleh Situs media sosial yang Anda gunakan untuk menyerahkan informasi Anda, silakan baca Pemberitahuan Privasi di situs media sosial tersebut.
• Kami juga mengumpulkan informasi pribadi Anda saat Anda mengunjungi Situs, seperti informasi teknis, termasuk alamat protokol internet (Internet protocol/IP) yang Anda gunakan untuk menghubungkan komputer dengan internet, jenis dan versi peramban, pengaturan zona waktu, jenis dan versi plug-in peramban, sistem operasi, dan platform. Kami menggunakan informasi tersebut untuk laporan statistik dan tidak menghubungkannya dengan individu bernama mana pun.
• Kami juga menerima dan menggunakan informasi pribadi Anda saat Anda memberikannya kepada agen perekrutan yang bekerja di Inggris (baik untuk posisi di Entitas Pusat maupun posisi lainnya di Perusahaan BAT, tetapi kolega perekrutan di BAT tersebut berada di Inggris), atau jika Anda sudah melamar kerja untuk suatu posisi tertentu melalui agensi pihak ketiga yang akan memberikan detail Anda kepada kami;
• Jika melamar kerja untuk suatu posisi di Entitas Pusat, setelah Anda menyerahkan lamaran kerja, kami mungkin akan mencari informasi lebih lanjut mengenai diri Anda dari berbagai sumber lain secara umum, termasuk dari pihak ketiga. Sebagai contoh, kami mungkin menerima informasi tentang diri Anda dari organisasi yang Anda pilih untuk kami gunakan sebagai rekomendasi profesional atau akademis, misalnya perusahaan sebelumnya atau suatu kampus atau universitas.

BAT tidak akan dengan sengaja mengumpulkan informasi apa pun tentang pengguna yang terdaftar di Situs ini yang berusia di bawah delapan belas tahun. Jika BAT mengetahui bahwa seorang anak telah memberikan informasi apa pun, informasi tersebut akan segera dihapus dari catatan BAT.

3. Kepada siapa informasi Anda kami bagikan?

Kami akan membagikan informasi pribadi Anda terutama untuk memastikan bahwa kami mampu memberikan berita, konten, dan acara yang paling relevan dan terbaru kepada Anda atau untuk memastikan bahwa kami dapat menanggapi pertanyaan apa pun secara tepat dan cepat. Kecuali jika Anda keberatan, kami mungkin membagikan informasi Anda kepada sejumlah kelompok berikut ini:

• Perusahaan dalam Grup BAT kami. Seperti yang ditunjukkan dalam Pemberitahuan Privasi ini, informasi pribadi Anda akan dibagikan kepada perusahaan BAT yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang Anda lamar. Anda dapat melamar ke sejumlah pekerjaan yang berbeda. Bergantung pada lokasi pekerjaan yang Anda lamar, informasi pribadi Anda dapat dialihkan ke dalam dan ke luar Inggris dengan tujuan agar perusahaan-perusahaan tersebut dapat terus menyediakan layanan perekrutan setempat untuk Anda di seluruh dunia. Anda mungkin perlu mengetahui bahwa tempat pusat proses administrasi informasi pribadi dalam konteks aktivitas perekrutan di UE dan melalui perusahaan BAT disebut British American GBS Recruitment SRL di Rumania. Perusahaan BAT tersebut menangani sebagian besar pemrosesan perekrutan atas nama kami. Untuk menghubungi Petugas Perlindungan Data di entitas ini, silakan gunakan detail kontak yang terdapat di akhir Pemberitahuan Privasi ini.
• Otoritas pajak, audit, atau lainnya, jika kami percaya bahwa kami diwajibkan oleh hukum dan peraturan lainnya untuk membagikan informasi ini (misalnya, karena permintaan otoritas pajak atau berkaitan dengan akan dijalankannya proses pengadilan) atau untuk membantu menghindari penipuan atau untuk menggunakan atau melindungi hak dan properti BAT atau anak perusahaannya; atau melindungi keselamatan pribadi karyawan BAT, agen pihak ketiga, atau anggota masyarakat;
• Penyedia layanan pihak ketiga yang menjalankan fungsinya atas nama kami (termasuk agen perekrutan lokal, penyedia layanan komunikasi email, dan penasihat profesional, seperti pengacara, auditor, dan akuntan, fungsi dukungan teknis dan konsultan TI yang melakukan pengujian dan pekerjaan pengembangan terhadap sistem teknologi bisnis kami), penyedia TI pihak ketiga dari sumber luar yang memiliki perjanjian pemrosesan data (atau perlindungan yang sejenis) yang sesuai dan telah disepakati dengan kami;
• Jika ada entitas BAT yang mengalami merger atau diakuisisi oleh bisnis atau perusahaan lain pada masa mendatang, kami dapat membagikan informasi pribadi Anda kepada pemilik baru dari bisnis atau perusahaan tersebut (dan memberitahukan pengungkapan ini kepada Anda);
• Mungkin akan muncul situasi tertentu ketika, baik demi alasan strategis maupun alasan bisnis lainnya, BAT memutuskan untuk menjual, membeli, melakukan merger, ataupun melakukan organisasi ulang bisnisnya di beberapa negara. Transaksi semacam itu mungkin melibatkan pengungkapan informasi pribadi Anda kepada calon pembeli atau pembeli yang sebenarnya, atau penerimaannya dari penjual. Mencari perlindungan yang layak untuk informasi pribadi merupakan praktik yang dilakukan oleh BAT dalam sejumlah jenis transaksi tersebut.

Kami tidak membagikan, menyewakan, atau memperdagangkan informasi Anda kepada pihak ketiga demi tujuan pemasaran atau promosi.

Mohon diperhatikan bahwa kami dapat meminta Anda untuk mengikuti tes lamaran pekerjaan dengan menggunakan perangkat tes dari pihak ketiga yang mengharuskan Anda untuk mendaftarkan diri sebagai pengguna. Penyedia pihak ketiga mungkin mengizinkan Anda untuk menggunakan hasil tes untuk melamar ke entitas selain BAT sehingga data Anda disimpan di akun yang disediakan penyedia layanan tersebut lebih dari durasi proses pelamaran kerja Anda ke BAT. Anda akan diberi informasi mendetail dan terpisah oleh penyedia pihak ketiga sebelum masuk ke layanan tertentu yang disediakannya.

4. Berapa lama kami menyimpan informasi Anda?

Kami tidak akan menyimpan data pribadi Anda lebih lama dari waktu yang diperlukan guna memenuhi kepentingan saat kami mengumpulkannya. Jika pelamaran kerja Anda gagal, kami mungkin menyimpan detail dan CV Anda agar informasi tentang Anda tersedia di profil Anda untuk mengantisipasi kemungkinan adanya posisi yang sesuai dengan pengalaman Anda pada masa mendatang. Meskipun demikian, Anda dapat menghapus profil dan pendaftaran Anda kapan pun. Hal tersebut ada dalam kendali Anda. Jika tidak, data Anda akan dihapus setelah 18 bulan sejak terakhir kali Anda masuk ke profil.

Selain itu, kami mungkin secara hukum berkewajiban untuk menyimpan data Anda, misalnya, terkait dengan klaim pemberian kesempatan yang setara, atau untuk keperluan pembelaan ataupun tuntutan hukum. Jika kami memiliki kewajiban perundangan atau kewajiban hukum lain dalam yurisdiksi tertentu yang mengharuskan kami menyimpan data selama periode tertentu, kami akan mematuhi ketentuan perundangan, terkait dengan retensi data tersebut, misalnya, kewajiban penyimpanan catatan visa di Inggris.

5. Bagaimana kami memastikan bahwa informasi Anda aman bersama kami?

Kami peduli terhadap perlindungan informasi Anda. Hal itulah yang menjadi alasan kami melakukan tindakan yang sesuai dan dirancang untuk menghindari akses yang tidak sah ke, dan penyalahgunaan atas, data pribadi Anda.

Kami berkomitmen untuk mengambil langkah yang tepat untuk melindungi informasi Anda yang kami simpan dari penyalahgunaan, kehilangan, atau akses yang tidak sah. Hal itu kami lakukan dengan melakukan serangkaian tindakan teknis dan organisasi yang tepat, termasuk tindakan enkripsi dan rencana pemulihan pascabencana.

Sayangnya, selalu terdapat risiko yang terlibat dalam pengiriman informasi melalui saluran apa pun di internet. Informasi yang Anda kirimkan melalui internet sepenuhnya merupakan risiko yang Anda tanggung sendiri. Meskipun kami akan melakukan upaya yang terbaik demi melindungi informasi pribadi Anda, kami tidak dapat menjamin keamanan data Anda yang ditransmisikan melalui internet.

Jika terdapat kecurigaan terhadap adanya penyalahgunaan atau kehilangan atau akses yang tidak sah ke informasi pribadi Anda, harap segera beri tahu kami. Mohon sampaikan masalah Anda dengan menghubungi kami (menggunakan detail di bawah) atau lewat bagian Hubungi kami di situs web ini, sebagai langkah pertama, lalu kami akan menyelidiki masalah tersebut dan memberitahukan hasilnya kepada Anda sesegera mungkin pada langkah-langkah selanjutnya.

Jika Anda menerima email dari kami, tetapi Anda tidak yakin email tersebut dari BAT, silakan laporkan ke sini: phishing@bat.com

6. Apa hak-hak yang Anda miliki berdasarkan hukum perlindungan data?

Menurut undang-undang perlindungan data, Anda memiliki hak yang berkaitan dengan penggunaan kami atas informasi Anda, termasuk untuk:

• meminta akses ke informasi Anda, yang dapat Anda lakukan dengan mengirimkan email ke recruitment_dataprivacy@bat.com
• memperbarui atau mengubah informasi Anda jika dirasa tidak akurat atau tidak lengkap;
• menolak penggunaan tertentu terhadap informasi Anda dalam situasi saat kami mengandalkan kepentingan kami yang sah untuk memproses informasi Anda;
• meminta penghapusan informasi Anda, atau membatasi penggunaannya, dalam situasi tertentu (misalnya, Anda dapat meminta kami menghapus suatu informasi karena informasi tersebut tidak lagi diperlukan untuk tujuan yang sama pada saat pengumpulannya (kecuali jika pengecualian tertentu berlaku));
• jika Anda sudah memberikan persetujuan untuk pemrosesan informasi pribadi, Anda berhak untuk membatalkan persetujuan tersebut
• meminta pengembalian informasi yang sudah Anda berikan kepada kami, untuk digunakan demi keperluan Anda sendiri (biasanya disebut hak portabilitas data) selama pemrosesannya berdasarkan persetujuan Anda atau untuk dijalankannya suatu kontrak; dan pemrosesannya dilakukan oleh alat otomatis;
• mengajukan keluhan ke Kantor Komisioner Informasi (www.ico.org.uk/global/contact-us/email/) untuk Anda yang berada di Inggris. Untuk Anda yang berada di bawah otoritas pengawasan EEA yang lain, silakan lihat daftar lembaga regulasi privasi untuk setiap Negara Anggota (serta detail kontaknya) di situs web berikut: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

7. Pengambilan Keputusan Otomatis

Kami mungkin akan mengambil keputusan otomatis saat menyeleksi kandidat untuk dimasukkan ke daftar yang memenuhi syarat untuk wawancara melalui metode penyeleksian CV, melalui kuesioner penilaian kriteria umum, atau melalui platform teknologi penilaian calon karyawan milik mitra kami.

Teknologi penilaian calon karyawan membantu BAT mengetahui lebih banyak tentang Anda, lebih dari yang Anda paparkan dalam resume serta formulir lamaran. Teknologi ini memberikan pemahaman yang bebas bias dan multidimensi terhadap potensi keberhasilan karier Anda di BAT. Metodologi ini mencakup serangkaian permainan atau latihan. Namun demikian, sesuai dengan GDPR Inggris dan GDPR, perekrut dijamin tetap terlibat dalam proses perekrutan dan Anda memiliki kesempatan untuk menyampaikan pandangan dan menyanggah keputusan, jika perlu. Jika Anda diminta untuk mengikuti permainan Pymetrics sebagai bagian dari proses perekrutan kami, harap diketahui bahwa Anda berhak untuk menolak menjadi bagian dari pengambilan keputusan otomatis, dan Anda dapat meminta perekrut untuk melihat lamaran Anda melalui recruitment_dataprivacy@bat.com.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang hal ini (misalnya, informasi terkait dengan logika yang digunakan dalam pengambilan keputusan serta prediksi konsekuensinya bagi Anda), silakan hubungi kami (lihat bagian 8 di bawah).

8. Cara Menghubungi Kami

Jika Anda memiliki komentar atau saran terkait dengan Pemberitahuan Privasi ini, silakan hubungi kami melalui detail kontak yang disebutkan dalam spesifikasi pekerjaan yang terkait dengan lowongan untuk posisi yang Anda lamar atau melalui recruitment_dataprivacy@bat.com atau data_privacy@bat.com.

9. Perubahan dalam Pemberitahuan Privasi ini

Kami meninjau kembali Pemberitahuan Privasi ini secara berkala. Mohon periksa kembali halaman ini di Situs untuk melihat pembaruannya. Pemberitahuan Privasi ini terakhir kali diperbarui pada 6 Desember 2023.

Anda dapat melihat versi sebelumnya dari Pemberitahuan Privasi ini di bawah:

Pemberitahuan privasi - 12 April 2022